Trong môi trường kinh doanh, hợp đồng luôn là “lá chắn pháp lý” giúp doanh nghiệp xác lập quyền, nghĩa vụ và cơ sở giải quyết tranh chấp. Tuy nhiên, một thắc mắc xuất hiện rất thường xuyên: Hợp đồng không đóng dấu có giá trị hay không? Và doanh nghiệp có mất quyền khởi kiện khi tranh chấp xảy ra?
DOANH NGHIỆP HỎI – CHUYÊN GIA ILPAI TRẢ LỜI
Hợp đồng không đóng dấu: Có mất hiệu lực? Có mất quyền khởi kiện?
Câu hỏi 1: Hợp đồng không đóng dấu có còn giá trị pháp lý không?
Chuyên gia ILPAI trả lời: CÓ.
Pháp luật hiện nay không quy định bắt buộc phải đóng dấu để hợp đồng có hiệu lực. Theo Bộ luật Dân sự 2015 và Luật Doanh nghiệp 2020, một hợp đồng chỉ cần đảm bảo ba yếu tố: Các bên tự nguyện giao kết; Nội dung không vi phạm pháp luật; Người ký đại diện đúng thẩm quyền; Nếu đáp ứng đủ, hợp đồng có giá trị như thường, có dấu hay không có dấu.
Câu hỏi 2: Vậy hợp đồng không có dấu có khiến doanh nghiệp mất quyền khởi kiện không?
Chuyên gia trả lời: HOÀN TOÀN KHÔNG.
Quyền khởi kiện dựa vào việc: Giao dịch có thật hay không; Doanh nghiệp thực hiện nghĩa vụ gì; Đối tác có vi phạm cam kết hay không; Có chứng cứ chứng minh giao dịch; Tòa án không bác đơn kiện chỉ vì thiếu dấu đỏ.
Câu hỏi 3: Nếu đối tác phủ nhận hợp đồng không đóng dấu thì sao?
Chuyên gia trả lời: Doanh nghiệp chỉ cần đưa ra chứng cứ chứng minh sự tồn tại giao dịch, gồm: Email trao đổi; Tin nhắn xác nhận; Báo giá – đơn đặt hàng; Biên bản bàn giao, nghiệm thu; Phiếu xuất kho, hóa đơn VAT; Sao kê ngân hàng, thanh toán; Tòa hoàn toàn công nhận hợp đồng bằng chứng cứ, không phụ thuộc vào hình thức “con dấu”.
Hợp đồng không đóng dấu: Có mất hiệu lực? Có mất quyền khởi kiện?
Câu hỏi 1: Hợp đồng không đóng dấu có còn giá trị pháp lý không?
Chuyên gia ILPAI trả lời: CÓ.
Pháp luật hiện nay không quy định bắt buộc phải đóng dấu để hợp đồng có hiệu lực. Theo Bộ luật Dân sự 2015 và Luật Doanh nghiệp 2020, một hợp đồng chỉ cần đảm bảo ba yếu tố: Các bên tự nguyện giao kết; Nội dung không vi phạm pháp luật; Người ký đại diện đúng thẩm quyền; Nếu đáp ứng đủ, hợp đồng có giá trị như thường, có dấu hay không có dấu.
Câu hỏi 2: Vậy hợp đồng không có dấu có khiến doanh nghiệp mất quyền khởi kiện không?
Chuyên gia trả lời: HOÀN TOÀN KHÔNG.
Quyền khởi kiện dựa vào việc: Giao dịch có thật hay không; Doanh nghiệp thực hiện nghĩa vụ gì; Đối tác có vi phạm cam kết hay không; Có chứng cứ chứng minh giao dịch; Tòa án không bác đơn kiện chỉ vì thiếu dấu đỏ.
Câu hỏi 3: Nếu đối tác phủ nhận hợp đồng không đóng dấu thì sao?
Chuyên gia trả lời: Doanh nghiệp chỉ cần đưa ra chứng cứ chứng minh sự tồn tại giao dịch, gồm: Email trao đổi; Tin nhắn xác nhận; Báo giá – đơn đặt hàng; Biên bản bàn giao, nghiệm thu; Phiếu xuất kho, hóa đơn VAT; Sao kê ngân hàng, thanh toán; Tòa hoàn toàn công nhận hợp đồng bằng chứng cứ, không phụ thuộc vào hình thức “con dấu”.
Câu hỏi 4: Khi nào hợp đồng dễ bị vô hiệu dù có đóng dấu đầy đủ?
Chuyên gia trả lời: Ba rủi ro lớn nhất là:
Thứ nhất. Người ký sai thẩm quyền
Ví dụ: Nhân viên kinh doanh tự ký; Chưa có ủy quyền; Công ty quy định hai chữ ký nhưng chỉ có một
Thứ 2. Nội dung vi phạm pháp luật
Cấm giao dịch, thiếu giấy phép, điều khoản trái luật.
Thứ 3. Thiếu chứng cứ thực hiện
Không lưu hóa đơn, nghiệm thu, email.
Điều nghịch lý là: có dấu mà sai thẩm quyền vẫn vô hiệu, còn không dấu nhưng đúng người ký vẫn có giá trị.
Câu hỏi 5: Doanh nghiệp cần làm gì để giao kết an toàn mà không phụ thuộc vào con dấu?
Chuyên gia ILPAI khuyến nghị 5 điều:
Thứ nhất: Xác định người ký đúng thẩm quyền
Giám đốc, Chủ tịch, hoặc người được ủy quyền
Thứ 2: Ghi rõ trong hợp đồng
“Hợp đồng có hiệu lực kể từ ngày ký, không phụ thuộc vào việc đóng dấu.”
Thứ 3: Áp dụng chữ ký số và nền tảng ký điện tử
Ví dụ: eSign, FPT, Viettel CA, Base Sign…
Thứ 4: Lưu trữ hồ sơ giao dịch khoa học
Email, file scan, chứng từ thanh toán
Lưu trữ tối thiểu 5 năm hoặc theo yêu cầu ngành
Thứ 5: Chuẩn hóa quy trình nội bộ
- Mẫu hợp đồng cố định
- Quy định ai được ký, ai đề xuất, ai lưu hồ sơ
Câu hỏi 6: ILPAI có hỗ trợ doanh nghiệp xử lý trường hợp hợp đồng không đóng dấu không?
Chuyên gia ILPAI trả lời: Có. ILPAI hỗ trợ ở 3 cấp độ:
Thứ nhất: Phòng ngừa rủi ro
- Rà soát mẫu hợp đồng
- Xây hệ thống ủy quyền, ký số
- Hướng dẫn lưu trữ chứng cứ
Thứ 2. Giải quyết tranh chấp
- Chuẩn bị hồ sơ khởi kiện
- Làm việc với trọng tài hoặc tòa án
Thứ 3. Đào tạo doanh nghiệp
- Lớp bồi dưỡng hợp đồng thương mại
- Huấn luyện quản trị pháp lý nội bộ
TÓM LẠI:
- Không đóng dấu không làm hợp đồng vô hiệu
- Không đóng dấu không làm mất quyền khởi kiện
- Điều quan trọng là đúng thẩm quyền – đúng thỏa thuận – đủ chứng cứ
- Doanh nghiệp cần thay đổi tư duy từ dấu đỏ sang quản trị pháp lý thực chất
Quý vị cần tư vấn, hãy liên hệ ngay đến Viện ILPAI - 0937773488 để được hỗ trợ.
