Doanh nghiệp hỏi: Chúng tôi là một doanh nghiệp nhỏ mới thành lập được 3 tháng, hoạt động trong lĩnh vực cung cấp thiết bị văn phòng. Hiện chúng tôi rất lúng túng về thời điểm phải xuất hóa đơn khi được biết hóa đơn xuất sai thời điểm có thể bị phạt từ 03 - 05 triệu đồng. Vậy nhờ Quý Viện ILPAI tư vấn giúp chúng tôi hiểu rõ quy định pháp luật về việc xuất hóa đơn để chúng tôi thực hiện theo đúng quy định? Ví dụ: Khi nào chúng tôi phải xuất hóa đơn? Khi khách đặt cọc, khi giao hàng hay khi thu đã thu đủ tiền?
Trả lời:
Dựa trên quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và thực tiễn quản lý thuế, thời điểm lập hóa đơn hoàn toàn phụ thuộc thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc hoàn thành dịch vụ, không phụ thuộc vào việc đã thu tiền hay chưa.
1️. Nguyên tắc chung – thời điểm phải lập hóa đơn
Doanh nghiệp phải xuất hóa đơn ngay khi giao hàng/hoàn thành dịch vụ, dù khách đã trả tiền hay chưa.
- Nếu doanh nghiệp bán hàng hóa thì thời điểm xuất hóa đơn là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
- Nếu doanh nghiệp cung cấp dịch vụ thì thời điểm xuất hóa đơn là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Trường hợp người cung cấp dịch vụ có thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền (không bao gồm trường hợp thu tiền đặt cọc hoặc tạm ứng để đảm bảo thực hiện hợp đồng cung cấp các dịch vụ: Kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính, thuế; thẩm định giá; khảo sát, thiết kế kỹ thuật; tư vấn giám sát; lập dự án đầu tư xây dựng).
2️. Trả lời từng tình huống doanh nghiệp đang gặp
- Trường hợp khách đặt cọc: KHÔNG xuất hóa đơn
Đặt cọc, giữ chỗ, tạm ứng để đảm bảo hợp đồng thì không xuất hóa đơn.
- Khi giao hàng: PHẢI xuất hóa đơn ngay
Thời điểm giao hàng đồng nghĩa đã chuyển giao quyền sở hữu → phải xuất hóa đơn dù khách chưa thanh toán.
- Khi thu đủ tiền: KHÔNG quyết định thời điểm xuất hóa đơn
Thu tiền không quyết định thời điểm xuất hóa đơn.
3️. Giải pháp an toàn – tránh sai phạm cho doanh nghiệp nhỏ
Như vậy, Doanh nghiệp có thể:
Dựa trên quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và thực tiễn quản lý thuế, thời điểm lập hóa đơn hoàn toàn phụ thuộc thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc hoàn thành dịch vụ, không phụ thuộc vào việc đã thu tiền hay chưa.
1️. Nguyên tắc chung – thời điểm phải lập hóa đơn
Doanh nghiệp phải xuất hóa đơn ngay khi giao hàng/hoàn thành dịch vụ, dù khách đã trả tiền hay chưa.
- Nếu doanh nghiệp bán hàng hóa thì thời điểm xuất hóa đơn là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
- Nếu doanh nghiệp cung cấp dịch vụ thì thời điểm xuất hóa đơn là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Trường hợp người cung cấp dịch vụ có thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền (không bao gồm trường hợp thu tiền đặt cọc hoặc tạm ứng để đảm bảo thực hiện hợp đồng cung cấp các dịch vụ: Kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính, thuế; thẩm định giá; khảo sát, thiết kế kỹ thuật; tư vấn giám sát; lập dự án đầu tư xây dựng).
2️. Trả lời từng tình huống doanh nghiệp đang gặp
- Trường hợp khách đặt cọc: KHÔNG xuất hóa đơn
Đặt cọc, giữ chỗ, tạm ứng để đảm bảo hợp đồng thì không xuất hóa đơn.
- Khi giao hàng: PHẢI xuất hóa đơn ngay
Thời điểm giao hàng đồng nghĩa đã chuyển giao quyền sở hữu → phải xuất hóa đơn dù khách chưa thanh toán.
- Khi thu đủ tiền: KHÔNG quyết định thời điểm xuất hóa đơn
Thu tiền không quyết định thời điểm xuất hóa đơn.
3️. Giải pháp an toàn – tránh sai phạm cho doanh nghiệp nhỏ
Như vậy, Doanh nghiệp có thể:
- Giao hàng trước và xuất hóa đơn ngay. Việc xuất hóa đơn không phụ thuộc vào thời điểm thu tiền mà phụ thuộc vào thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc hoàn thành dịch vụ.
- Quy định rõ trong hợp đồng về thời điểm chuyển quyền sở hữu.
- Dùng phiếu thu cho các khoản đặt cọc/tạm ứng.
- Lập biên bản giao nhận hàng hóa cùng ngày xuất hóa đơn
- Dùng phần mềm hóa đơn điện tử có cảnh báo thời điểm lập
- Nếu đã xuất sai thời điểm phải điều chỉnh ngay khi phát hiện.
4. Kết luận – Doanh nghiệp cần hỗ trợ, hãy liên hệ ngay
Việc xuất hóa đơn đúng thời điểm là yêu cầu bắt buộc và là nội dung mà rất nhiều doanh nghiệp nhỏ dễ mắc sai sót, dẫn đến rủi ro bị xử phạt. Nếu doanh nghiệp của bạn vẫn còn băn khoăn về cách xác định thời điểm lập hóa đơn, quy trình lập – điều chỉnh hóa đơn, hoặc cần rà soát lại các hợp đồng – chứng từ để đảm bảo đúng quy định, Quý doanh nghiệp hãy liên hệ với chúng tôi.
Chúng tôi sẵn sàng hỗ trợ:
- Tư vấn cụ thể theo từng trường hợp thực tế của doanh nghiệp
- Kiểm tra – hướng dẫn thiết lập quy trình xuất hóa đơn chuẩn
- Hỗ trợ xử lý các trường hợp hóa đơn đã lập sai thời điểm
- Có các lớp Đào tạo ngắn hạn cho nhân sự kế toán mới, nhà quản lý
Liên hệ ngay Viện ILPAI để được hỗ trợ kịp thời và hạn chế tối đa rủi ro thuế cho doanh nghiệp. ĐT: 0937773488
